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Kommentar zu Volker Weber: So right, and so wrong

Volker Weber über E-Mail und Workspaces: vowe dot net :: So right, and so wrong

Kann man E-Mail und Groupwaretools überhaupt noch einsetzen oder sind sie Dinosaurier, die langsam verschwinden (sollten)?

E-Mail is broken for various reasons. Too much e-mail, too much junk. And it still works to move around information, that can otherwise not be moved around easily.
Das Problem ist, das Relevante in der Menge zu finden, und das wird immer schwerer, was sich nicht nur an der Vielzahl von Hilfsmitteln zeigt, die E-Mail-Anbieter wie web.de ihren (zahlenden) Kunden bieten: Whitelists und OptIn-Lists, Blacklists und Spamfilter.

Ohne diese Hilfsmittel geht heute bei E-Mail garnichts mehr. Zunächst der Mailserver (auch MTA genannt), der per Blacklist prüft, ob dem sendenen MTA überhaupt zu trauen ist. Hat eine Mail diese Hürde überstanden, wird sie durch den Spamfilter gejagt, der sie auf Herz und Nieren testet und anhand verschiedenster Kriterien Punkte vergibt. Je mehr Punkte, desto schlechter, und wird ein vorher bestimmter Punktestand überschritten, wird die Mail als Spam verworfen. Ist die Mail immernoch am Leben, landet sie erstmal im virtuellen Mülleimer innerhalb des Mail-Clients, es sei denn, der Absender steht in meinem Adressbuch. Ist er dort vermerkt, wandert die Mail in den Posteingang und wird von da aus per Filter an die eigentlich wichtigen Ordner weitergeleitet. Alle paar Tage schaue ich mir den Mülleimer an, trage gegebenenfalls Adressen in meinem Adressbuch nach und lösche den Rest, von dem ich jetzt sicher sein kann, das er mich nicht interessiert oder mir sogar schaden könnte (falls NAV doch mal versagt).

Workspaces are also broken for various reasons. Too much fragmentation, too many workspaces, to much setup for various groups of people. Unclear processes.
DAS Problem jeder größeren Organisation. Vor allem, wenn sie zu spät darauf aufmerksam (gemacht) wird. Über Jahre gehegte und gepflegte Inseln sind genauso schlecht wie gar keine Informationsorganisation.

Auf der einen Seite will heute jeder über alles informiert sein. Auf der anderen Seite sollen diese Informationen bitte nur dann kommen, wenn man selbst aufnahmebereit ist. Auf der einen Seite möchte man einen möglichst breiten Überblick. Auf der anderen Seite merkt man erst zwei Tage vor der Deadline des Projekts, für das man (mit-)verantwortlich zeichnet, das erst 50% der Arbeit erledigt ist.

Das zugrundeliegende Probleme ist das der Hol- oder Bring-Schuld: Muss ich mir alle Informationen selbst beschaffen oder muss sich die Organisation darüm kümmern, das jeder seine Informationen erhält? Wieviele Workplaces werden eingerichtet, um wievielen Benutzerprofilen zu entsprechen und entgegenzukommen?

Genauso wichtig ist m. E. aber auch die Frage, wie gut das Klima in der Organisation ist: kann man einfach zum Nachbartisch/-büro gehen und fragen oder wird man mit vier, fünf Mausklicks abgespeist: “Erst auf X, dann über Y und das Auswahlfeld Z nach A und B, ist doch ganz einfach”. Wenn es das wäre, hätte man nicht gefragt…

Frustration macht eine Menge aus, wenn es um die Erfolgsmessung geht, so oder so. Apropos Frustration: “Akzeptanz” ist nicht deshalb ein wichtiges Kriterium bei der Erfolgskontrolle neu eingeführter Techniken (technischer und nicht-technischr Art), weil alle Beteiligten alles toll finden, sondern weil man im Zweifel 20% aller Beteiligten vor den Kopf gestossen hat, weiteren 20% nicht gut genug zugehört hat (wenn überhaupt) und die restlichen 60% schlichtweg überfordert.

Just my 2 cents…

2 comments

  1. Volker Weber sagt:

    Spam ist innerhalb gut geführter E-Mail-Systeme keine Problem. Unternehmen mit 10.000 Mitarbeitern und mehr (und mit denen habe ich überwiegend zu tun) fangen das auf dem Perimeter ab.

    Die machen sich die E-Mail INTERN kaputt. Zu große und ständig wechelnde Verteiler. Stets “Reply with History” und deshalb seitenlange Mails, kein Dokumentenmanagement sondern Store-and-Forward. Da kann man mit “Groupware” und gescheiten Prozessen Berge versetzen.

    6 Stunden Meetings an einem 11-Stunden-Tag, dazu 100++ dicke Mails schaffen jeden Mitarbeiter.

  2. Sascha Carlin sagt:

    Hast natürlich recht. Thema verfehlt… Ich bin beim Thema E-Mail von mir privat ausgegangen, weil ich gerade heute (naja, gestern ;-)) meine Mails aufgeräumt habe und dabei einige Male fluchen musste.

    Wobei, auf den zweiten Blick… Im Grunde müsste man nur einige technische Bezeichnungen ändern, und es würde wieder passen. FYI-Mails mit 10 Fullquotes sind schließlich auch irgendwie Spam, abgesehen von der Frage, ob solche Mails für den/die Empfänger tatsächlich relevant sind.

    Das Problem von zig Gruppen mit eigenen Verteilern ist vor allem deswegen so ärgerlich, weil es keine Regeln für die Erstellung, Benutzung und Beendigung gibt:

    But the real difficulties start when the place
    is orphaned. Can it be torn down? What shall we
    do with the information inside?
    Dazu kommt das im Zweifel die für diese Gruppen eingerichteten Mailablage-Ordner als Dateiablagen mißbraucht werden, womit wir beim Thema DMS wären.

    Werde den Post bei Gelegenheit auf jeden Fall überarbeiten. Danke für den Input!

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